Bayangkan Anda sudah mempersiapkan berkas-berkas dokumen selama berbulan-bulan untuk beasiswa atau visa, namun seketika gagal hanya karena satu lembar terjemahan tersumpah Anda ditolak oleh instansi tujuan? Kasus penolakan terjemahan tersumpah ini kerap kali terjadi sebenarnya apa penyebab terjemahan tersumpah ditolak? Mari bedah penyebab serta solusinya dalam artikel berikut ini.
Penyebab Terjemahan Tersumpah Ditolak
Terjemahan tersumpah dapat ditolak oleh instansi penerima seperti Kedutaan Besar, Universitas, atau lembaga pemerintah karena berbagai kesalahan dalam administratif atau prosedural seperti berikut.
- Unsur Penerjemahan Tidak Lengkap
Umumnya, dokumen terjemahan tersumpah dilengkapi dengan unsur-unsur wajib yang harus ada pada hasil terjemahan seperti stempel, tanda tangan, dan pernyataan penerjemah atau affidavit. Unsur-unsur tersebut penting untuk keabsahan hukum, bukti pertanggungjawaban profesi, dan meningkatkan kepercayaan dari instansi terkait.
- Kesalahan Terjemahan pada Data
Penyebab lainnya adalah kesalahan pada ejaan nama lengkap, nomor paspor, tanggal lahir, atau nomor identitas. Bagi beberapa instansi terutama instansi hukum dan imigrasi, perbedaan satu huruf saja pada nama bisa membuat dokumen dianggap tidak valid karena dianggap milik orang yang berbeda.
- Ketidakcocokan Format atau Tata Letak
Terjemahan tidak menyerupai tata letak dokumen asli, misalnya, tabel pada ijazah atau akta kelahiran diubah total posisinya. Beberapa instansi mensyaratkan agar format terjemahan dibuat semirip mungkin dengan dokumen sumber agar mudah diverifikasi.
- Penerjemah Tidak Terdaftar
Dokumen wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah yang telah diambil sumpahnya dan terdaftar di Kementerian Hukum (Kemenkum). Untuk mengetahui apakah penerjemah yang Anda akan pilih adalah penerjemah tersumpah resmi, Anda bisa memeriksa SK penerjemah serta memastikannya di laman HPI atau di AHU.
- Dokumen Sumber Tidak Dilegalisir Terlebih Dahulu
Terkadang penolakan bukan disebabkan karena kualitas terjemahannya, melainkan dokumen aslinya belum memenuhi syarat legalitas internasional, misalnya, dokumen asli belum mendapatkan legalisasi dari Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, atau Apostille jika negara tujuan tergabung dalam Konvensi Apostille.
- Dokumen Asli Sudah Kadaluarsa
Perlu diingat bahwa beberapa dokumen memiliki masa berlaku dalam durasi waktu tertentu. Contohnya, SKCK yang biasanya memiliki masa aktif hanya sekitar 6 bulan. Apabila dokumen terjemahan sudah melewati masa berlaku dokumen asli, instansi kemungkinan besar akan menolak terjemahan tersumpah tersebut.
Baca Juga: 7 Cara Mengecek Legalitas Penerjemah Tersumpah untuk Memastikan Status Resminya
Apa yang Harus Dilakukan Jika Terjemahan Tersumpah Sudah Ditolak?
Namun, bagaimana jika dokumen terjemah tersumpah Anda sudah ditolak oleh universitas, Kedutaan, atau instansi lainnya? Anda tidak perlu panik berikut beberapa solusi yang dapat Anda coba.
- Tanyakan Alasan Penolakan Secara Rinci
Solusi yang pertama adalah menanyakan alasan penolakan secara rinci kepada instansi yang menolak. Periksa alasan penolakan apakah disebabkan karena kesalahan penulisan, ketidaksinkronkan data, atau ada alasan lainnya.
- Cek Status Penerjemah
Pastikan penerjemah yang Anda pilih sudah terdaftar resmi di Kemenkum HAM. Terjemahan dari penerjemah tidak resmi sering kali ditolak secara langsung oleh instansi luar negeri di tahapan awal.
- Cek Masa Berlaku dan Syarat Khusus Dokumen
Periksa apakah instansi tujuan mewajibkan dokumen asli tertentu diterbitkan dalam kurun waktu tertentu, contohnya, 3 atau 6 bulan terakhir. Selain itu, periksa juga masa aktif dokumen asli seperti SKCK, sertifikat medis yang memiliki batas waktu kadaluwarsa.
- Proses Lanjutan Jika Diperlukan
Jika terjemahan tersumpah ditolak karena keabsahan dokumen lintas negara yang diragukan, pastikan dokumen Anda telah melalui proses pengesahan yang benar, seperti sertifikasi Apostille Kemenkumham atau legalisasi konvensional.
- Berkoordinasi dengan Penerjemah Tersumpah
Solusi yang terakhir adalah menunjukkan alasan penolakan dari instansi kepada penyedia jasa penerjemah tersumpah. Penerjemah tersumpah atau sworn translator yang berpengalaman seperti Master Translate dapat membantu untuk menyesuaikan dokumen sesuai dengan standar spesifik instansi tujuan.
Dari penjelasan di atas kita dapat mengambil beberapa langkah antisipasi supaya dokumen terjemahan tidak ditolak oleh instansi tujuan. Salah satu langkah yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan jasa penerjemah tersumpah dari Master Translate yang bekerja sama dengan penerjemah tersumpah resmi dan proofreader yang sangat teliti sehingga dokumen dijamin diterima serta diakui instansi tujuan. Segera hubungi tim Customer Service Master Translate sekarang juga!
