Untuk kemudahan dan efisiensi banyak jasa penerjemah tersumpah yang menyediakan opsi pengiriman hasil terjemahan tersumpah bisa dikirim via WhatsApp/email dalam bentuk softcopy. Dengan opsi ini dokumen bisa langsung diterima oleh klien tanpa harus menunggu pengiriman fisik via kurir maupun pos. Klien juga tidak perlu mengeluarkan ongkos kirim maupun biaya produksi cetak tambahan. Namun, sering kali klien masih merasa ragu apakah softcopy hasil terjemahan tersumpah sah digunakan?
Apakah Softcopy Hasil Terjemahan Tersumpah Sah Digunakan?
Pada dasarnya softcopy hasil penerjemahan tersumpah sah untuk digunakan, namun sangat bergantung pada aturan serta kebutuhan instansi atau lembaga yang meminta dokumen tersebut. Selama tidak ada hal yang menggugurkan legalitas hasil terjemahan tersumpah, softcopy hasil terjemahan masih sah untuk digunakan.
Adapun beberapa kondisi yang membuat softcopy tidak sah dan tidak dapat digunakan di antaranya sebagai berikut.
- Tidak Ada Cap/Stempel, dan Tanda Tangan Penerjemah
Softcopy tanpa adanya cap/stempel dan tanda tangan penerjemah tersumpah dianggap tidak sah. Tanpa adanya elemen tersebut instansi penerima seperti kedutaan, imigrasi, universitas, atau pengadilan tidak dapat memastikan siapa yang bertanggung jawab atas keakuratan isi terjemahan.
Dokumen terjemahan juga kehilangan kekuatan hukum yang sama dengan dokumen resmi. Softcopy terjemahan berisiko ditolak dalam proses administrasi.
- Terdapat Perbedaan Data
Meskipun diterjemahkan oleh sworn translator, namun jika ada perbedaan data antara dokumen terjemahan dan dokumen asli, seperti salah ketik nama saja, softcopy terjemahan tidak dapat diterima.
Oleh sebab itu, jika Anda menggunakan jasa penerjemah tersumpah, pastikan Anda sudah memeriksa draft terjemahan dengan teliti sebelum dokumen tersebut dibubuhi cap dan tandatangan penerjemah. Ajukan revisi apabila ada kesalahan.
- Softcopy Tidak Terbaca
Semua informasi yang terkandung dalam dokumen harus bisa terbaca dengan jelas. Apabila ada bagian scan dokumen yang tidak terbaca atau terlipat, hasil terjemahan tersumpah dianggap rusak dan tidak bisa digunakan.
- Ada Ketentuan Khusus
Softcopy hasil terjemahan tersumpah tidak bisa digunakan, apabila lembaga/instansi penerima mewajibkan untuk melampirkan dokumen terjemahan tersumpah dalam bentuk hardfile.
Beberapa lembaga di luar negeri juga kerap meminta softfile penerjemah tersumpah, namun dengan beberapa ketentuan atau format khusus. Contohnya, softcopy hasil terjemahan wajib dalam format PDF.
- Masa Berlaku Dokumen Asli Telah Kadaluwarsa
Faktor lainnya, yang membuat softfile terjemahan tersumpah dianggap tidak sah adalah ketika masa dokumen aslinya sudah kadaluwarsa atau sudah habis. Dokumen resmi yang memiliki masa berlaku dengan durasi tertentu, seperti, SKCK yang umumnya berlaku selama 6 bulan sejak tanggal diterbitkan sehingga Anda perlu menerjemahkannya dalam waktu kurang dari 6 bulan.
Baca Juga: Apakah AI Dapat Menggantikan Penerjemah Tersumpah? Ini Penjelasan Lengkapnya!
Tips Aman Menggunakan Terjemahan Softcopy Penerjemah Tersumpah
Meskipun era digital menuntut serba cepat dan praktis, penggunaan dokumen terjemahan dalam format softcopy (PDF/scan) tetap memerlukan kehati-hatian ekstra supaya dokumen bisa diterima dan data pribadi tidak bocor.
Berikut adalah tips aman agar softcopy terjemahan tersumpah Anda tetap sah, valid, dan diterima:
- Cross Check Kebijakan Instansi/Negara Tujuan
Sebelum Anda memutuskan hanya mengirimkan file PDF, Anda wajib bertanya atau membaca instruksi dari instansi tujuan terkait dengan format dokumen yang diminta.
Ada instansi yang sudah paperless dan sepenuhnya menerima PDF hasil scan dokumen tersumpah.
Namun, banyak pula yang mensyaratkan softcopy pada tahap awal, tetapi tetap meminta dokumen fisik dikirimkan via kurir atau ditunjukkan saat wawancara.
- Gunakan Hasil Scan Resolusi Tinggi
Jika Anda harus mengirimkan softcopy, gunakan mesin scanner atau aplikasi pemindai dengan resolusi yang tinggi.
Pastikan seluruh elemen penting terlihat jelas seperti teks terjemahan, tanda tangan penerjemah, stempel resmi, serta nomor registrasi/SK penerjemah tersumpah tersebut.
- Waspadai Pemalsuan dan Pastikan Legalitas Penerjemah
Dokumen softcopy sangat rentan diedit oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, pastikan Anda menggunakan jasa penerjemah tersumpah yang resmi dan terdaftar, seperti Master Translate yang sudah dipercaya oleh Kementerian dan banyak Kedutaan.
- Jaga Keamanan Dokumen
Jika Anda harus mengunggah softcopy terjemahan tersumpah ke laman publik atau mengirimkannya ke pihak ketiga, Anda perlu mempertimbangkan untuk menambahkan watermark transparan untuk mencegah dokumen Anda disalahgunakan oleh pihak lain. Jika memungkinkan, kunci dokumen PDF dengan proteksi sandi,
- Simpan Dokumen Fisik Aslinya dengan Aman
Meskipun Anda menggunakan softcopy terjemahan tersumpah, jangan merusak, melipat, atau membuang dokumen fisik aslinya setelah Anda. Simpan dokumen fisik di tempat yang aman, kering, dan tidak mudah basah.
Sewaktu-waktu instansi meminta validasi lanjutan, Anda harus bisa menunjukkan dokumen fisik berstempel penerjemah tersebut tanpa kendala.
Pada akhirnya dapat disimpulkan bahwa softcopy hasil terjemahan tersumpah sah digunakan dengan syarat atribut penerjemah lengkap hingga masa berlaku dokumen asli tersebut masih aktif.
