Apa Saja Penyebab Sertifikat Apostille Ditolak oleh Kedutaan Besar? 

Dokumen yang telah di apostille belum tentu bisa langsung diterima oleh instansi berwenang. Dalam artikel ini kami sajikan informasi mengenai beberapa penyebab sertifikat apostille ditolak oleh Kedutaan Besar yang dapat Anda pelajari supaya terhindar dari penolakan lengkap dengan rekomendasi jasa apostille cepat dan tepercaya di Indonesia.

Penyebab Sertifikat Apostille Ditolak oleh Kedutaan Besar

Berikut ini beberapa gambaran umum mengapa apostille yang sudah terbit tetap bisa ditolak.

1. Kesalahan pada Dokumen 

Penyebab yang pertama dan sering terjadi umumnya adalah adanya kesalahan pada dokumen asli seperti dokumen tidak valid karena mengunggah dokumen fotokopi atau salinan tanpa legalisasi yang sah. Dokumen fotokopi biasa tidak bisa diapostille tanpa pengesahan dari notaris atau otoritas terkait.

Alasan lainnya adalah data pada dokumen yang tidak konsisten. Misalnya, ditemukan ada perbedaan ejaan nama, tanggal lahir yang berbeda dengan data-data yang tertera pada paspor.

2. Masalah pada Sertifikat Apostille

Selain ada kesalahan pada asli, terkadang penyebab apostille ditolak karena ada masalah pada sertifikat apostille itu sendiri. Contohnya, QR Code apostille tidak mengarah ke tautan resmi pemerintah saat dipindai atau nomor seri tidak terdaftar di otoritas penerbit.

Masalah lainnya adalah apostille rusak atau terlepas dari dokumen. Kerusakan fisik pada sertifikat apostille seperti robek, basah, terlipat rusak, atau tulisan/stempel yang luntur/tidak terbaca dapat menyebabkan dokumen tersebut ditolak oleh instansi

Tak jarang penolakan juga terjadi karena apostille diterbitkan oleh otoritas yang tidak berwenang. Ini bisa terjadi, jika Anda tertipu oleh jasa apostille dokumen yang ternyata abal-abal dan tidak terdaftar.

Supaya Anda tidak tertipu Anda bisa mempercayakan dokumen Anda pada jasa apostille resmi dan tepercaya Master Translate yang diterima oleh lebih dari 120 negara apostille.

3. Ketidaksesuaian dengan Persyaratan Negara Tujuan

Beberapa negara ada yang keberatan terhadap aksesi negara penerbit apostille sehingga Anda perlu memeriksa persyaratan masing-masing negara di HCCH atau laman resmi Kedutaan Besar negara tujuan.

Alasan lainnya apostille ditolak karena persyaratan tambahan dari kedutaan tidak dipenuhi. Misalnya terjemahan, legalisasi tambahan, atau batas usia dokumen.

4. Masalah Terjemahan

Masalah lainnya adalah terjemahan tidak dilakukan oleh penerjemah tersumpah sehingga keabsahan dokumen diragukan, ketidaksesuaian isi terjemahan dengan dokumen asli, serta adanya kesalahan penerjemahan dalam dokumen.

Untuk dokumen terjemahan, Anda juga wajib melampirkan dokumen asli dalam bahasa Indonesia. Untuk dokumen fotocopy harus dilegalisir oleh notaris terlebih dahulu.

5. Kesalahan Prosedur Administrasi

Contohnya, adanya kesalahan dalam proses pengajuan seperti mengajukan dokumen ke Kementerian Luar Negeri atau Kemenkumham tanpa melewati urutan legalisasi awal. Kesalahan lainnya yang kerap terjadi saat proses administrasi adalah salah mengunggah jenis dokumen, format berkas yang tidak sesuai, hasil scan yang kurang jelas, hingga isi formulir yang tidak lengkap.

Baca Juga: 12 Mitos dan Fakta Apostille yang Wajib Anda Pelajari

Cara Mencegah Sertifikat Apostille Ditolak oleh Kedutaan Besar

Berikut ini beberapa langkah mencegah sertifikat apostille ditolak oleh instansi terkait.

Penolakan biasanya terjadi karena kesalahan prosedur, bukan karena apostille-nya sendiri. Berikut penyebab umum dan cara menghindarinya.

1. Pastikan Negara Tujuan Memang Menerima Apostille

Jika negara tujuan bukan anggota, dokumen harus dilegalisasi secara berjenjang dari Kemenkum, lalu Kemlu, lalu kedutaan negara tujuan. Anda juga perlu menanyakan langsung ke instansi tujuan (universitas, imigrasi, perusahaan), bukan hanya ke kedutaan.

2. Urutkan Tahapan Dokumen Dengan Benar

Beberapa dokumen perlu melalui tahapan legalisasi awal di instansi penerbit sebelum diapostille, misalnya, ijazah dan SKCK. Perlu diingat apostille hanya mengesahkan tanda tangan, jabatan, dan cap pejabat, bukan isi dokumen. Pastikan pejabat yang menandatangani tercatat di otoritas penerbit apostille.

3. Periksa Isi Dokumen Sebelum Apostille

Periksa isi dokumen dari nama, tanggal lahir, dan nomor paspor harus konsisten di semua dokumen dan sama dengan paspor. Pastikan tidak ada salah ketik karena apostille tidak bisa dikoreksi, Anda harus mengulang prosesnya jika ada kesalahan.

4. Urusan Terjemahan

Anda perlu memastikan ke instansi terkait apakah terjemahan harus dilakukan sebelum apostille atau sesudahnya dan gunakan penerjemah tersumpah resmi untuk terhindar dari penolakan dokumen.

5. Verifikasi dan Konfirmasi Sebelum Kirim

Cek keaslian apostille melalui laman resmi Kemenkum atau Hague Conference bila tersedia. Minta konfirmasi dari kedutaan atau instansi penerima terkait jenis dokumen, urutan legalisasi, bahasa, masa berlaku, dan jumlah salinan yang diperlukan.

Jasa Apostille Cepat di Indonesia

Butuh apostille dokumen dalam waktu yang cepat? Ajukan saja dokumen Anda pada jasa apostille cepat dari Master Translate. Tim jasa apostille Master Translate membantu pengesahan dokumen Anda agar sah dan diakui di negara-negara anggota Konvensi Apostille Den Haag 1961 dengan layanan ekspresnya.

Layanan jasa apostille dan penerjemah tersumpah dapat dipesan langsung melalui situs resmi Master Translate atau menghubungi layanan pelanggan di bawah ini.